Muchas empresas de entre 20 y 250 empleados tienen la tecnología bien atendida en el día a día (alguien resuelve las incidencias, alguien mantiene los equipos) y, aun así, nadie es responsable de las decisiones de fondo: qué sistemas renovar, cuánto presupuestar, qué proveedor mantener, qué riesgos aceptar. Ese hueco es el del CIO, y nuestro servicio de CIO externo o vCIO lo cubre a tiempo parcial.
No sustituimos a tu equipo IT ni a tu proveedor de soporte: les damos dirección. Y si el soporte lo hacemos nosotros, separamos claramente el papel del vCIO del de la operación para que las recomendaciones respondan a tu interés y no al nuestro.
Qué hace un CIO externo
El trabajo de un vCIO se reparte entre cinco responsabilidades que, en una empresa sin director de sistemas, suelen quedar repartidas entre gerencia, administración y el proveedor de turno:
Estrategia y hoja de ruta IT
Partimos de los objetivos del negocio (crecer, abrir una sede, digitalizar un proceso, pasar una auditoría) y los traducimos en una hoja de ruta tecnológica priorizada a 12-24 meses: qué proyectos, en qué orden, con qué coste y qué riesgo se reduce con cada uno. La revisamos cada trimestre con la dirección.
Presupuesto y control del gasto
Preparamos el presupuesto IT anual separando lo recurrente (licencias, soporte, comunicaciones) de las inversiones, y revisamos lo que ya se paga: licencias que nadie usa, contratos duplicados, servicios sobredimensionados. El objetivo es que cada euro tenga un motivo.
Proveedores y contratos
Hacemos de interlocutor técnico con los proveedores: definimos qué se les pide, comparamos ofertas con los mismos criterios, revisamos los acuerdos de nivel de servicio y seguimos su cumplimiento. Para negociar un contrato de soporte, te ayuda saber qué debe incluir un contrato de mantenimiento informático.
Gobierno de la seguridad y el cumplimiento
Definimos las políticas básicas, el inventario de activos y riesgos, y quién responde de qué. Coordinamos auditorías y requisitos de clientes (NIS2, ENS, ISO 27001, cuestionarios de seguridad de grandes clientes) y, cuando hace falta una figura específica de seguridad, la conectamos con nuestro servicio de ciberseguridad.
Reporting a la dirección
Cada mes o trimestre presentamos a la dirección un informe breve: estado de los proyectos, incidencias relevantes, riesgos abiertos, gasto frente a presupuesto y decisiones pendientes. En lenguaje de negocio, no de técnicos.
Cuándo tiene sentido un vCIO
Estas son las situaciones en las que más nos piden un CIO externo:
- La empresa ha crecido y la tecnología sigue organizada como cuando eran diez personas.
- Hay tres o cuatro proveedores IT y ninguno responde del conjunto.
- Un cliente grande, una licitación o un auditor piden políticas, evidencias o un plan de seguridad que nadie sabe preparar.
- Se va a abordar un proyecto importante (cambio de ERP, migración a la nube, nueva sede) y falta alguien que lo dirija del lado del cliente.
- El responsable IT interno es muy técnico y necesita apoyo en planificación, presupuesto y relación con la dirección.
- Se ha marchado la persona que lo sabía todo y hay que reconstruir el conocimiento.
Si lo que falta es capacidad para resolver incidencias y no criterio para decidir, lo adecuado no es un vCIO sino un outsourcing IT o unos servicios gestionados.
CIO externo, CIO interno y consultoría puntual
| CIO interno | CIO externo (vCIO) | Consultoría puntual | |
|---|---|---|---|
| Dedicación | Jornada completa | Horas o días acordados al mes | Proyecto con inicio y fin |
| Continuidad | Alta | Alta, con revisión periódica | Termina con el entregable |
| Coste | Salario de directivo y estructura | Cuota mensual proporcional a la dedicación | Propuesta cerrada tras un estudio previo del alcance |
| Visión de mercado | Depende de su trayectoria | Contrasta con muchas empresas y proveedores | Alta, pero acotada al encargo |
| Encaje típico | Empresas grandes o muy tecnológicas | Pymes y medianas empresas sin director de sistemas | Una decisión o auditoría concreta |
A menudo el camino es progresivo: una consultoría IT inicial para el diagnóstico y, después, un vCIO que ejecuta y mantiene la hoja de ruta. Lo explicamos también en nuestra guía de planificación estratégica IT.
Cómo funciona el servicio
- Diagnóstico inicial: entrevistas con dirección y responsables, inventario de sistemas, contratos y riesgos, y revisión del gasto actual.
- Hoja de ruta y presupuesto: propuesta priorizada a 12-24 meses que la dirección aprueba o ajusta.
- Dedicación mensual acordada: reuniones periódicas con la dirección, seguimiento de proyectos y proveedores, y disponibilidad para decisiones que no pueden esperar.
- Revisión trimestral: se mide lo hecho, se actualizan prioridades y se ajusta la dedicación si hace falta.
La dedicación se dimensiona según el tamaño y el momento de la empresa: más intensa durante un proyecto de transformación y más ligera en fase de mantenimiento.
Cuánto cuesta un CIO externo y de qué depende
No hay una tarifa única de vCIO: la dedicación que necesita una empresa de 25 personas con un solo proveedor no se parece a la de una de 200 con varias sedes y un cambio de ERP en marcha. Lo que más influye en la cuota mensual es:
- Las horas o días de dedicación al mes, que dependen del número de usuarios, sedes y sistemas críticos.
- El momento de la empresa: un año de transformación (migración a la nube, nueva sede, cambio de ERP) exige más presencia que uno de mantenimiento.
- Cuántos proveedores hay que coordinar y cuántos contratos hay que revisar o renegociar.
- Los requisitos de cumplimiento de clientes, auditores o normativa (NIS2, ENS, ISO 27001) que obligan a preparar políticas y evidencias.
- El formato de reporting que pide la dirección o el consejo: mensual o trimestral, con cuadro de mando o sin él.
Para comparar con sentido, ponlo frente a lo que hoy cuesta no tenerlo: licencias pagadas que nadie usa, contratos que se renuevan solos y proyectos que se alargan porque nadie los dirige del lado de la empresa. Tras un estudio previo del alcance te enviamos una propuesta cerrada con la dedicación, los entregables y la cuota.
Los primeros 90 días con un vCIO
Los tres primeros meses marcan si el servicio funciona. Así suelen repartirse:
- Mes 1, entender: entrevistas con la dirección y los responsables de área, acceso a contratos y facturas IT, inventario de sistemas, cuentas de administración y copias, y una primera lista de riesgos que no pueden esperar.
- Mes 2, ordenar: primeras decisiones rápidas (licencias que sobran, accesos de antiguos empleados, renovaciones a punto de vencer), presupuesto IT del año en curso y borrador de la hoja de ruta.
- Mes 3, comprometer: la dirección aprueba la hoja de ruta y el presupuesto, se fijan objetivos medibles a los proveedores y se presenta el primer informe periódico con el formato que se usará a partir de entonces.
Al final de ese periodo la dirección debería poder responder sin dudar a tres preguntas: qué tecnología tenemos, cuánto nos cuesta y qué vamos a hacer con ella en los próximos doce meses.
Qué preguntar antes de contratar un CIO externo
Antes de firmar con cualquier proveedor de vCIO, incluidos nosotros, conviene tener por escrito la respuesta a estas preguntas:
- ¿Quién será exactamente la persona asignada y qué experiencia tiene con empresas de nuestro tamaño y sector?
- ¿Qué dedicación mensual incluye la cuota y qué ocurre si un mes hace falta más, o menos?
- ¿Qué entregables concretos recibiremos (hoja de ruta, presupuesto, informes) y con qué periodicidad?
- Si el proveedor también vende soporte, licencias o hardware, ¿cómo separa sus recomendaciones de sus ventas?
- ¿De quién es la documentación (inventario, contratos, hoja de ruta) y cómo se entrega si un día termina el servicio?
Si las respuestas son vagas, lo que se está ofreciendo probablemente sea soporte con otro nombre, no dirección IT.
Qué te llevas
- Un responsable IT con nombre y apellidos que responde ante la dirección.
- Una hoja de ruta tecnológica priorizada y revisada cada trimestre.
- Un presupuesto IT razonado, con lo recurrente separado de las inversiones.
- Proveedores con objetivos y acuerdos de servicio medibles.
- Un inventario de sistemas, contratos y riesgos que no depende de la memoria de nadie.
- Informes periódicos que permiten a la dirección decidir sin ser experta en tecnología.
En Madrid trabajamos con equipo propio, también de forma presencial; en el resto de España y en Portugal, en remoto y con técnicos locales y partners coordinados por nosotros cuando hace falta estar en tus oficinas. Llevamos 26 años acompañando a empresas y más de 470 organizaciones han confiado en nosotros, así que llegamos con criterio contrastado sobre qué funciona y qué no en empresas como la tuya.
Solicitar asesoría: empezamos con un diagnóstico de tus sistemas, contratos y riesgos y te proponemos la dedicación de vCIO adecuada.